POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 y en vista que Gonvarri MS Colombia S.A.S. recopila información personal en desarrollo de su objeto social, pone en conocimiento a los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por Gonvarri MS Colombia S.A.S., la Política de Tratamiento de los Datos Personales con el fin de que estos conozcan los derechos, el procedimiento y los mecanismos que existen a su disposición para hacer efectivos sus derechos.

RESPONSABLE Razón Social: Gonvarri MS Colombia S.A.S. NIT: 900.710.164-0 Dirección: Calle 86 45 90, Itagüí, Antioquia. Correo electrónico: servicioalcliente.colombia@gonvarri.com Teléfono: (4) 444 5011

DEFINICIONES

Las siguientes definiciones son proporcionadas por la legislación vigente y serán aplicadas e implementadas por Gonvarri MS Colombia S.A.S.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Dato sensible: Todo aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como su origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable del Tratamiento, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Tipos de bases de datos con información personal
Gonvarri MS Colombia S.A.S. ha identificado diferentes tipos de bases de datos sobre las que se hace tratamiento de información personal, las cuales están clasificadas en las siguientes áreas:

CATEGORÍA FINALIDAD

Recursos Humanos En esta categoría se encuentran las bases de datos relacionadas con la gestión de personal, ingreso y retiro de la empresa, formación y capacitación, seguridad y salud en el trabajo, bienestar, información de las hojas de vida y cualquier otro tipo de información relacionada con la actividad laboral de personas vinculadas directamente con la empresa o a través de compañías que presten este tipo de servicios.
Administrativa / Comercial Categoría que incluye todas las bases de datos con información referente a la actividad comercial y su administración, como información de clientes, proveedores y contratistas, tesorería, entidades financieras y toda la información referente a la administración de la empresa
Seguridad Esta categoría incluye información referente al control de acceso a las instalaciones, tanto de personas que visitan la planta, como los que acceden a las oficinas, registro de vehículos, transportadores, conductores, también se encuentra en esta categoría el registro en sistemas de videovigilancia y planillas de registro de visitantes.
Principios Generales para el Tratamiento de Datos Personales
En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios:

Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Gonvarri MS Colombia S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por aquél.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD

El tratamiento de datos incluye los procesos de recolección, almacenamiento, administración y uso en virtud de la relación comercial y/o contractual existente, de acuerdo a lo permitido por la legislación vigente.

Los datos Personales serán utilizados por Gonvarri MS Colombia S.A.S. para:

Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
Proveer servicios y productos requeridos.
Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no, con el contratado o adquirido por el Titular.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
Informar sobre cambios en productos o servicios.
Evaluar la calidad de productos o servicios.
Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre
los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de esta, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera
general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con la operación de Gonvarri MS Colombia S.A.S.
Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

A continuación, se presenta la finalidad del tratamiento en cada caso:

Recursos humanos: La información sobre actividades laborales o relacionadas con el trabajo y la de carácter familiar podrá ser reportada ante autoridades competentes, programas sociales o de bienestar de la empresa. Se conservará o suministrará la información o datos pertinentes de la hoja de vida del empleado en el programa de nómina, registros del sistema de seguridad social, caja de compensación, entidades asesoras de salud ocupacional o similar. El área de salud ocupacional también podrá informarse de los tratamientos en cuestiones de salud o prevención de enfermedades o accidentes, para los procesos de reubicación, reentremiento o adecuación, así mismo, para realizar o tomar las copias, registros fílmicos o fotográficos.
Administrativa / Comercial: Establecer y mantener los procesos propios de la actividad comercial como definir y acordar precios, diseños y fechas de entrega, concretar citas, solicitud de documentos, atención de inconformidades y aprobación de muestras y pedidos. Además, el área de Cartera utiliza estos datos para lo concerniente a plazos de pago, cupos y recaudos. El área de Compras tiene un contacto directo con los proveedores para la realización de pedidos y acordar precios y cantidades, a su vez, esta información es utilizada por el área de Tesorería para notificar al proveedor de las transacciones realizadas por Gonvarri MS Colombia S.A.S.

Seguridad: Estas bases de datos se utilizan para controlar el acceso a las instalaciones, tener registro de visitantes, verificación y control de vehículos y conductores; en general, preservar la seguridad, tanto de los activos, como de las personas que se encuentran en las instalaciones.
Para efectos de envío de correos con más de un destinatario, el remitente o quien envía el mensaje debe utilizar la opción “Con Copia Oculta” – CCO para evitar que este dato sea suministrado a personas no autorizadas.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Gonvarri MS Colombia S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Gonvarri MS Colombia S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
Ser informado por Gonvarri MS Colombia S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes y que atenten contra la ley 1581 de 2012 y el derecho al Habeas Data y las demás normas que modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Para el Tratamiento de los datos se requiere autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por algún medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Por esta razón, Gonvarri MS Colombia S.A.S. cuenta con un modelo de autorización que podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico o correo electrónico. Gonvarri MS Colombia S.A.S. conservará este documento y cuando el titular lo solicite se le entregará copia de éste.

CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que cumpla con las condiciones establecidas en el presente manual puede suministrarse a:

Los Titulares, sus causahabientes o representantes legales.
Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Terceros autorizados por el Titular o la ley.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

El tratamiento de este tipo de datos está prohibido, excepto cuando:

El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En los casos anteriormente relacionados, en los cuales sea posible dicho tratamiento, el Titular no está obligado a autorizarlo y, se debe informar previamente y en forma explícita cuales de los datos solicitados, son sensibles y la finalidad del tratamiento de los mismos.

DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Gonvarri MS Colombia S.A.S. recolecta datos personales de menores de edad en los siguientes casos:

Obtenidos de los padres. En caso de ser empleados, para fines de afiliación a seguridad social.
Obtenida de los responsables de los menores, para la realización de actividades pedagógicas o deportivas y en todos los casos, actividades sin ánimo de lucro.

DEBERES DE GONVARRI MS COLOMBIA S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, de acuerdo a las condiciones previstas por la Ley.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información objeto de tratamiento que se suministre a las áreas encargadas del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de manera oportuna a las áreas encargadas del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al área encargada del tratamiento.
Suministrar al área, encargada del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
Exigir al área encargada del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y la atención de consultas y reclamos.
Informar al área encargada del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información a los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES

El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales.
Solicitar pruebas de la autorización otorgada a Gonvarri MS Colombia S.A.S.
Ser informado por Gonvarri MS Colombia S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar consultas ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, e interponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Acceder de manera gratuita a los Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
El Titular de los Datos Personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. Gonvarri MS Colombia S.A.S. no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Gonvarri MS Colombia S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

Los Titulares de la Información pueden realizar las peticiones, consultas y reclamos y ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, enviando comunicaciones a la Calle 86 No 45-90 Itagüí o al correo electrónico servicioalcliente.colombia@gonvarri.com.

El procedimiento para que los titulares de la información contenida en las bases de datos de Gonvarri MS Colombia S.A.S. puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, se detallan a continuación:

Consultas: Los Titulares o sus causahabientes pueden consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Gonvarri MS Colombia S.A.S. a través del correo electrónico servicioalcliente.colombia@gonvarri.com, la cual será respondida en un máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso que no sea posible atender la consulta en este término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o consideren que exista incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, pueden presentar un reclamo ante Gonvarri MS Colombia S.A.S. a través servicioalcliente.colombia@gonvarri.com, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se debe formular mediante una solicitud dirigida a Gonvarri MS Colombia S.A.S. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento el solicitante no ha enviado la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no puede exceder los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Requisito de Procedibilidad: El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, sólo cuando haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Gonvarri MS Colombia S.A.S.

TRANSFERENCIA DE DATOS A OTROS PAÍSES

Está prohibida la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se considera que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumple con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la Ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte. Con fundamento en el principio de reciprocidad.
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES